De levensduur wordt bepaald door de slijtagegevoeligheid van de verschillende onderdelen. Een versleten onderdeel kan vaak worden vervangen door een nieuw onderdeel. Het product kan dan gewoon gebruikt blijven worden. Een klant zal voor die onderdelen, de reserveonderdelen of spare parts, meestal aankloppen bij de producent.

Alleen wettelijke eisen voor enkele consumentenproducten 

Er gelden binnen de EU geen algemene eisen voor de beschikbaarstelling van onderdelen na levering. Die eisen bestaan wel voor specifieke productcategorieën, zoals wasmachines, stofzuigers, televisies en koeltechnische producten. Daarbij gaat het steeds om consumentenproducten. De verwachting is dat er de komende jaren nog veel voorstellen zullen komen voor andere productcategorieën, maar die zullen waarschijnlijk steeds alleen betrekking hebben op consumentenproducten.  Daarvoor geldt sowieso specifieke wetgeving. Dit artikel gaat daarom niet over de verplichtingen bij consumentenproducten.

Wel verplichting in contractuele garantietermijn

Als je met een klant een garantietermijn bent overeengekomen moet je binnen die termijn in staat zijn versleten onderdelen te vervangen als die de oorzaak zijn van storingen. Zo niet, dan moet je het probleem nog steeds oplossen en kun je onder de contractuele garantie verplicht worden om dan maar het gehele product opnieuw te leveren en wel kosteloos. Een kostbare zaak, dus alle reden om de nodige spare parts beschikbaar te houden binnen de contractuele garantietermijn.

Maak specifieke afspraken over garantie

Als je geen specifieke afspraken met de klant hebt gemaakt over garantie en aansprakelijkheid geldt daarvoor de wet. Je moet er rekening mee houden dat de wettelijke garantietermijn in sommige landen erg lang is. In de meeste EU-lidstaten is die termijn 2 jaar, maar in Nederland valt die termijn samen met de redelijkerwijs te verwachten levensduur van het product. Die kan best 10 jaar of langer zijn. In B2B-relaties, als het niet gaat over de verkoop van consumentenproducten, mag je van de wettelijke termijn afwijken door met de klant een andere, kortere termijn af te spreken, al dan niet via gebruik van algemene voorwaarden. Als je die afspraken niet maakt, geldt echter de lange wettelijke termijn en moet je als verkoper de benodigde spare parts tijdens die termijn beschikbaar hebben om zo nodig technische problemen te kunnen oplossen. Zo niet, dan loop je het risico dat je een compleet nieuw product moet leveren of dat je alle schade moet vergoeden die voor de klant ontstaat door het gemis van de reserveonderdelen.

Soms heb je toch naleververplichting buiten contractuele garantietermijn

Je moet er verder rekening mee houden dat voor jou als producent ook buiten de contractuele garantietermijn de verplichting kan bestaan om spare parts te leveren. In Nederland en veel andere Westerse landen kan een klant een beroep doen op de redelijkheid en billijkheid. Een rechter kan in een concreet geval oordelen dat het naar eisen van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is dat een koper van een product na de contractuele garantietermijn het gebruik van het product zou moeten staken omdat een specifiek onderdeel is versleten en er geen vervangend onderdeel kan worden geleverd.

De contractuele garantietermijn is vaak één jaar, terwijl de normale levensduur van een product wel 10 jaar of langer kan zijn. Als het product bijvoorbeeld na 5 jaar onbruikbaar wordt door het gemis van vervangende onderdelen verliest het product al halverwege zijn levensduur zijn functie. Dat levert dan, gezien de investering van de klant, een enorme kapitaalvernietiging op en dat kan om die reden door een rechter worden gekwalificeerd als onaanvaardbaar naar eisen van redelijkheid en billijkheid. Dan kan de rechter de verkoper/producent veroordelen tot het leveren van de ontbrekende spare parts en moet de producent die opnieuw gaan produceren. Als dat niet gebeurt kan de verkoper/producent worden veroordeeld tot levering van een compleet nieuw product of tot volledige schadevergoeding.

Om dit soort ellende te voorkomen doe je er als producent goed aan om gedurende een groot deel van de normale levensduur van een product spare parts beschikbaar te houden. Bij een levensduur van bijvoorbeeld 10 jaar kan gerust worden uitgegaan van ten minste 7-8 jaar. Buiten de garantietermijn kun je dan uiteraard wel betaling door de koper voor die spare parts verlangen. 

Waarschuwing aan klant over uitfasering producten

Een goed alternatief is dat je de klanten aankondigt dat je de productie van bepaalde producten gaat beëindigen en dat de klanten tot een bepaalde datum nog spare parts kunnen bestellen en daarna niet meer. Daarmee leg je de beslissing of en hoeveel spare parts in reserve moeten worden genomen bij de klant. Je moet dan wel achteraf kunnen bewijzen dat je de klant hierover hebt geïnformeerd en deze bestelmogelijkheid hebt geboden. Ook dan kun je buiten de contractuele garantietermijn betaling voor die onderdelen bedingen.

Alleen bij unieke reserveonderdelen

Deze verplichtingen bestaan alleen als het gaat om unieke spare parts. Als de benodigde spare parts ook bij andere leveranciers kunnen worden ingekocht bestaat geen afhankelijkheid van de klant van levering door jou als producent en kun je de klant naar die andere leveranciers verwijzen.

Via FME College geven we verschillende workshops over dit thema