Drumbeat

Eind januari brak het coronavirus in China uit. Vanaf dat moment staat de pandemie dagelijks op de agenda bij ASML. “Vanaf februari tot en met juni hadden we met ons Global Corporate Crisis Management Team elke dag, ook in het weekend, om 8 uur een call", vertelt Ans Knape-Vosmer, HR Operations & Sales bij ASML. “Tijdens deze online meetings bespraken we de fase waarin elk land zat, en bepaalden we de maatregelen die we bij onze vestigingen wilden hanteren. De richtlijnen van de regering van een land waren daarbij natuurlijk bepalend. Deze dagelijkse routine werkte als een soort drumbeat, waarbij we naar elkaar luisterden en van elkaar leerden. Vanaf juli hebben we de frequentie verminderd. We overleggen nu drie keer in de week.”

Teststrategie

Ans Knape: “Drie weken geleden kwam binnen de organisatie de vraag naar voren of we onze medewerkers de service konden aanbieden om zichzelf te testen op corona. We hebben als crisisteam toen een externe adviseur ingeschakeld, die ons met dit vraagstuk kon helpen, een afdeling HR kan tenslotte geen medische adviezen geven. We zijn toen in contact gekomen met Hans Kerkkamp van Medker. Hij heeft ons geholpen om een teststrategie van ASML te bepalen. We wilden de testmogelijkheden als eerste beschikbaar stellen voor de meest kritische groep. We hebben toen drie groepen gedefinieerd. De meest kritische groep bestaat voor ons uit de collega’s die direct gerelateerd zijn aan de productie van onze lithografiemachines. Je wilt tenslotte blijven produceren. De tweede groep bestaat uit collega’s (met name uit de technische afdelingen) die regelmatig op kantoor komen om face-to-face met elkaar te overleggen en te sparren. De derde en grootste groep bestaat uit de rest. Oftewel het kantoorpersoneel dat met name veel thuiswerkt, zoals HR, Finance, Legal, et cetera.”

Vinden van een leverancier

“Tegelijkertijd begonnen we met het vinden van een geschikte leverancier die de tests kan uitvoeren. We hebben toen een aantal partijen naast elkaar gelegd. Daarbij was bijvoorbeeld ook een arbodienst. Op basis van verschillende criteria - zoals snelheid wanneer ze konden beginnen, prijs en de aangegeven betrouwbaarheid van de tests - zijn we uitgekomen op Corporate Vitality B.V. Zij deden onze health checks al en wij zijn daar tevreden over. Wat voor ons tevens zeer belangrijk is, is dat deze testmogelijkheid voor onze medewerkers niet ten koste gaat van de beperkte capaciteit bij de GGD. Corporate Vitality doet twee soorten testen: de Antigeentest voor de personen zonder en met milde symptomen en de PCR-test voor de mensen met serieuze symptomen.”

Interne organisatie

“Om dit voor elkaar te krijgen is nauwe interne en externe samenwerking essentieel. Intern hebben we nauw samengewerkt met onder andere de OR, het privacy office en met communicatie. Het beschermen van de privacy van je medewerkers is hierbij natuurlijk essentieel. Ook rapporteerden we over dit traject naar de directie

“Extern werkten we als driehoek: bedrijf – adviseur- leverancier goed met elkaar samen. Je moet goed blijven kijken naar wie welke kennis heeft. Zorg altijd wel dat je zelf de regie op het gehele traject houdt, het gaat tenslotte om je mensen! De waarden van ASML, Challenge - Collaborate - Care kwamen en komen in dit gehele proces ook zeer sterk naar boven."

Dag 1

“We waren heel erg benieuwd  hoe de eerste dag zou verlopen. Hoeveel mensen van de kritische groep wilden zich laten testen? We hadden een capaciteit van 150 testen per dag. Zou dat voldoende zijn? Het viel gelukkig 100% mee. Er was niet meteen een stormloop. Afgelopen maandag hebben 15 mensen zich laten testen. En inmiddels hebben we het ook toegankelijk gemaakt voor de andere collega’s hetgeen afgelopen vrijdag resulteerde in 85 testen. De medewerkers reageren ook heel positief. Zij geven aan dat ze het heel mooi vinden dat ASML dit aanbiedt. Daar zijn wij heel blij mee, want bij ons staat op nummer een dat mensen zich veilig voelen en gezond zijn. De business continuïteit komt daarna, maar is duidelijk gelinkt aan die veiligheid.”

Tips voor andere bedrijven

Heb je tenslotte nog tips voor andere bedrijven? “Ik heb wel een paar tips: kijk goed om je heen en luister naar andere bedrijven die al testen. Luister en leer van elkaar. Wacht niet lang, maar neem een weloverwogen beslissing. Kijk uit met wie je in zee gaat en blijf kritisch. Kijk ook op de lange termijn, want COVID-19 is nog lang niet weg. Sluit de GGD zeker niet uit. En richting mki-bedrijven zou ik zeggen: kijk waar je aan kunt sluiten met elkaar. Als je eigen bedrijf niet groot is, kun je gezamenlijk eventueel wel een adviseur en leverancier organiseren en de testcapaciteit met bedrijven in de regio delen.”